Privacyverklaring

1. Definities

Wij gebruiken bepaalde woorden en afkortingen in deze privacyverklaring. Hieronder leest u wat wij met een aantal van deze woorden en afkortingen bedoelen:

• KHS: KLM Health Services

• AMS: Airport Medical Services, een dochteronderneming van KLM Health Services.

• Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en uw medische gegevens.

• Verwerken: alles wat met persoonsgegevens gedaan kan worden. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, gebruiken en verwijderen van uw gegevens uit onze administratie.

2. Van wie verwerken KHS en AMS persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben of hebben gehad. Dat zijn dus bijvoorbeeld persoonsgegevens van cliënten, contactpersonen van klanten, bezoekers van onze website of medewerkers van leveranciers.

3. Verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens

KHS en AMS zijn de verwerkingsverantwoordelijken voor al uw gegevens. Waar wij in deze privacyverklaring spreken over KHS en AMS, bedoelen wij alle medewerkers van alle vestigingen en afdelingen bij KHS en AMS waar persoonsgegevens worden verwerkt.

Wij zullen alleen rechtmatig verkregen gegevens verwerken die zijn verstrekt door u, uw werkgever of derden die in uw of uw werkgevers opdracht KHS of AMS verzoeken uw gegevens te verwerken. U, uw werkgever of de derde partij is hierbij verantwoordelijk voor de juistheid van de verstrekte gegevens.

Wij zijn hierna de verantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verdere verwerking die plaatsvindt na ontvangst van de persoonsgegevens. Wij zijn verantwoordelijk voor de verdere verwerking die plaatsvindt na ontvangst van de persoonsgegevens, waaronder het opslaan van de persoonsgegevens in het dossier.

Wij zullen de persoonsgegevens verwerken conform ons beleid met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en slechts voor zover dit noodzakelijk op basis van
(1) het naleven van wettelijke verplichtingen
(2) het aangaan en de uitvoering van een overeenkomst
(3) de behartiging van gerechtvaardigde belangen van KHS en/of AMS
(4) uw nadrukkelijke toestemming

Wij garanderen dat de verwerking van uw gegevens op basis van deze grondslagen in overeenstemming is met de hieronder benoemde doeleinden waarvoor u de gegevens heeft verstrekt en wij zullen de persoonsgegevens alleen voor deze aangegeven doeleinden verwerken.

4. Verwerking persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a. Om een cliëntrelatie met u aan te kunnen gaan  Als u zich bij KHS en/of AMS meldt met een vraag voor een bepaalde dienstverlening, dan hebben wij persoonsgegevens nodig. Dat zijn voor de hand liggende gegevens zoals onder andere uw naam, adres en woonplaats maar ook gegevens die we nodig hebben voor uitvoering van de door u gevraagde dienstverlening.

b. Om de relatie met u te onderhouden en opdrachten uit te voeren Als u cliënt bij ons bent, willen wij u goed van dienst kunnen zijn. Hiervoor verwerken wij persoonsgegevens. Wij gebruiken uw naam, adresgegevens of telefoonnummer bijvoorbeeld om contact met u op te nemen of u aan uw afspraak te herinneren, incidenteel, voor een klanttevredenheidsonderzoek, zodat we onze dienstverlening kunnen verbeteren. Tevens gebruiken wij geanonimiseerd en nimmer herleidbaar naar een individu, de cliëntgegevens voor het maken van groepsrapportages. Doel van deze groepsrapportages is gezondheidstrends te kunnen signaleren om te komen tot advies aan organisaties voor het gezondheidsbeleid en/ of het optimaliseren van onze dienstverlening, zodat deze blijft aansluiten bij de wensen en behoeften van zowel opdrachtgevers als cliënten.

c. Voor in- en extern overleg Het kan voorkomen dat voor overleg contact moet worden opgenomen met een collega of met een externe specialist (bijv. een arts van een ziekenhuis).

d. Voor financiële afhandeling Wij hebben uw gegevens nodig om of met u of met uw zorgverzekering of, bijvoorbeeld in geval van arbodienstverlening, met uw werkgever de geboden dienstverlening financieel af te handelen.

e. Om uw en onze veiligheid te waarborgen Op een aantal van onze vestigingen hangen bewakingscamera’s om uw en onze veiligheid te waarborgen. Deze hangen overigens niet in de behandelkamers.

f. Om overeenkomsten met leveranciers aan te gaan en uit te voeren Als u zelf of uw werkgever een leverancierscontract heeft met KHS en/of AMS kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld door u toegang te kunnen geven tot onze vestigingen voor het uitvoeren van een tijdelijke opdracht.

g. Voor onze bedrijfsvoering Als dienstverlener is het voor ons noodzakelijk dat wij een goed overzicht hebben van onze cliëntrelaties. Mede door het verwerken van uw gegevens, kunnen wij voldoen aan de wettelijk vereiste (o.a. WGBO en richtlijnen KNMG) kwaliteitsregistraties.

5. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens. Dit zijn gegevens die gaan over bijvoorbeeld uw gezondheid, etnische afkomst of godsdienst. Wij verwerken in deze categorie persoonsgegevens over uw gezondheid om onze rol als dienstverlener goed te kunnen uitvoeren. Verder verwerken wij alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet- en regelgeving of met uw toestemming of als u ons dat vraagt. Vraagt u ons om deze persoonsgegevens over u vast te leggen of maakt u deze gegevens zelf openbaar? Dan verwerken wij deze gegevens alleen als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening.

6. Beveiliging van persoonsgegevens

Binnen KHS en AMS worden uw persoonsgegevens conform landelijke normen beveiligd, wat inhoudt dat alleen KHS/AMS-medewerkers met een behandel- of begeleidingsrelatie toegang tot uw (medische) gegevens hebben. Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht en mogen geen informatie delen met onbevoegden; ook niet na beëindiging van hun dienstverband. Willen wij uw persoonsgegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Wanneer u bijvoorbeeld na een medische behandeling medicijnen nodig heeft van de apotheek. Indien we uw persoonsgegevens voor een ander doeleinde willen gebruiken dan zullen we u hier uitdrukkelijk om toestemming vragen.

Mocht er, ondanks alle genomen wettelijke, technische en procedurele maatregelen toch nog een situatie ontstaan waarin wij uw privacy niet kunnen garanderen, doen wij daar onverwijld melding van bij de Autoriteit Persoonsgegevens en stellen wij u op de hoogte van de situatie rondom uw gegevens.

7. Bewaartermijnen

Uw persoonsgegevens worden niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt bewaard. In het geval van medische gegevens is dat 20 jaar, tenzij wet- en regelgeving (bijv. het Arbeidsomstandighedenbesluit) anders voorschrijft, als dit noodzakelijk is voor goede hulpverlening (bijv. bij een chronische aandoening) of als de gegevens van groot belang zijn voor iemand anders (bijv. als uw kinderen een erfelijke ziekte hebben).

8. Regels die gelden bij de verwerking van persoonsgegevens

Bij de verwerking van persoonsgegevens zijn KHS en AMS onder meer gebonden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Wet op de Geneeskundige Behandelovereenkomst, Wet gebruik Burgerservicenummer in de Zorg, Zorgverzekeringswet, Wet Poortwachter, het Arbeidsomstandighedenbesluit, Wet Rijksbelastingen en Richtlijnen KNMG.

9. Uw rechten

Aangezien wij uw persoonlijke gegevens verwerken heeft u diverse rechten:

• Het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen, waaronder het recht op vergetelheid, tenzij de bewaring van deze gegevens van aanmerkelijk belang kunnen zijn voor derden of een wettelijk voorschrift zich tegen vernietiging verzet.
• Het recht om eventuele toestemming voor gegevensverwerking in te trekken.
• Het recht u te verzetten tegen gegevensverwerking. Het kan dan wel moeilijk of zelfs onmogelijk voor ons worden om de gevraagde dienstverlening te leveren.
• Het recht om uw persoonsgegevens naar u of een andere genoemde organisatie te sturen. Een verzoek kunt u indienen via onze website of onderstaand mailadres.

10. Bij een vraag of klacht

Indien u algemene vragen over de verwerking van uw persoons- of medische gegevens door KHS en AMS heeft, kunt u deze aan ons melden via onderstaand mailadres. Een eventuele klacht kunt u volgens onze klachtenprocedure indienen. Als KHS en/of AMS uw vraag of klacht over registratie persoonsgegevens onvoldoende beantwoordt of afhandelt kunt u ook terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Hieronder worden de contactgegevens vermeld.

Contactgegevens:

• Vragen over de verwerking van uw persoons- of medische gegevens door KHS en AMS: compliance.health@klm.com.
• Indienen klacht: via het online klachtenformulier op onze website.
• Website Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

11. Wijziging van dit document

Onze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie van ons privacybeleid kunt u steeds terugvinden op deze pagina.